회의생산성을 높이는 비결

회의는 

둘 이상의 개인 또는 부서간의 협업 활동이다.

 

회의는 그 이유가 

정보교류든, 의사결정이든, 업무분장이든,

팀빌딩이든 어쨌든 최종적으로 기대하는 것은

더 좋은 성과달성을 목표로 하는 활동이다.

 

때문에 회의생산성은 조직에서 중요하게 다루어져야

하는 아젠다다. 하지만 현실의 회의 수준은 말 그대로

회의적이다.

 

의욕과 협동심이 뿜뿜^^하고

아이디어가 쏭쏭~~하는

생산적인 회의를 할 수는 없는 것일까?

 

회의생산성을 높이는 비법을 소개한다.

 

1. 이 회의를 꼭 해야하는가? 안하면 안되나?

회의 목적을 달성할 수 있는 다른 방법은 없나?를

고민해 봐야 한다.

굳이 같은 시공간에 모이지 않아도 될 사안이라면

예를들면 단순 의사소통, 정보교류, 보고,

업무지시 형태의 회의라면

과학기술을 활용하여 온라인 비대면회의를 하는 것이

더 생산적이다.

 

특히 원거리에 있는 사업소 관리자들을 불러 모아서

실시하는 간부회의는 부서장이 본청 회의장으로

자동차로 10~20분 이동해야 하고

이때 부서장 뿐만아니라

운전직원, 수행직원도 동행할 경우 냉정하게 조직차원의

득실을 따진다면 손실이 훨씬 크다.

이런 회의는 당장 바꿔야 한다.

 

2. 이 사람 필요한가?

상시적으로 하는 간부회의에 참석하기 위해..

보고를 위한 보고꺼리 만들기 위해...

마른수건 물짜기식으로 억지로 보고용 회의자료를

만드는 조직은 망한다.

보고할 내용이 없으면 참석 안 하는게 생산적이다.

참석해도 할말이 없으면 안가는 것이 생산적이다.

상관없고, 준비 안 된 사람 불러다 회의하는 조직은

망한다.

헛짓하는데 투자하는 시간, 인력, 자원이 조금씩조금씩 성곽을 무너뜨리고 있다.

이 사람이 이번 회의 참석에 필수적인가 세심하게

검토해야 한다. 

 

3. 불렀으면 참여 시켜라.

물리적인 회의 공간에 참석했다고 해서

회의에 참여한 것은 아니다.

돌아가면서 각자의 의견을 나누는 것이 회의다.

참석했지만 참여하지 않는 사람이 있다면

그 회의의 생산성은 떨어진다.

 

참석자 모두 활발하고 적극적으로 참여할 수 있도록

분위기를 편안하고 안심되도록 만들어야 한다.

 

회의를 주관하는 측에서 참석자들의 정서처를 위한

회의프로세스를 세심하게 기획하고 준비해야 한다.

 횡디장에 모인 사람들의 참여를 끌어내는데는

퍼실리테이션을 배우면 크게 도움 된다.

 

4. 으러렁지대를 통과해야만 바나나를 얻을 수 있다.

질 좋은 바나나(결과물:합의)는 쉽게 얻을 수 없다.

특히 회의 목적이 갈등해결이나 합의도출이라면

더욱 그렇다.

 

회의를 살리고 회의를 회의답게 만드는 것은

서로 다른 의견. '이견'이다.

 

처음부터

서로 다른 생각이 없이

모두가 동일한 생각이라면 회의할 필요가 없다.

애초에 필요없는 회의를 한 것이다.

 

의견이 다를 경우 서로 얼굴 붉히는 것이 싫어서

자신의 생각을 표출하지 않는다면 조직은 망한다. 

 

이견으로 상처받기 싫고 상처주기 싫은 마음에

입닫고 있으면 안된다. 편안핫 분위기에서 입을 열고

서로 이견을 주고 받을수 있도록 진행하는 것은

회의주관자의 역량에 달렀다.

 

같은 주제로 회의를 하지만

진행자의 역량에 따라 회의 결과물의 수준은

차이나게 된다.

제대로 된 회의에서는

으러렁지대를 피할 수없다.

회의진행자라면

이 으러렁지대를 조화롭게 통과할 수 있도록

관리하는 능력을 길러야 한다.

 

5. 회의진행자의 스킬. QLES

참여를 이끄는 질문(Question)을 하고

이견을 경청(Listion)하고 

참여적 분위기를 이끌고 유지토록 에너지를

만들어 내고(Energizing)

모두가 합의하고 합의된 결과물을 공유하도록 

요약정리(Scribing)하는 기술을 익혀야 한다.

 

회의 주관자의 노력 못지않게 참석자가 협조해야

할 사항도 많다.

다음글 기대하세요.

 

글. 건강마을제작소 박평문박사